Software speelt een rol in vrijwel ieder onderdeel van een bedrijf. Klantgegevens worden bijgehouden, offertes opgesteld, facturen verstuurd en projecten gepland. Toch ontstaat de softwareomgeving bij veel bedrijven zonder duidelijk plan. Voor ieder nieuw probleem komt er een programma bij, totdat informatie verspreid staat over verschillende systemen en meerdere pakketten grotendeels hetzelfde doen.
Een goede softwareomgeving bestaat niet uit zoveel mogelijk programma’s, maar uit een beperkt aantal pakketten die passen bij de dagelijkse werkzaamheden. Door eerst naar de bedrijfsprocessen te kijken, wordt duidelijk welke software echt nodig is en welke functies elkaar aanvullen.
Begin bij de werkzaamheden binnen het bedrijf
De juiste softwarekeuze begint niet bij bekende merken of een lange lijst met functies. Begin bij de werkzaamheden die iedere dag terugkomen. Vrijwel ieder bedrijf heeft software nodig voor een aantal vaste onderdelen:
- Documenten, spreadsheets, presentaties en zakelijke e-mail
- Boekhouding, facturatie en financiële rapportages
- Klantgegevens, verkoopkansen en contactmomenten
- Projectplanning, taken en deadlines
- Interne communicatie en online vergaderingen
- Bestandsopslag, back-ups en beveiliging
Niet iedere onderneming heeft voor elk onderdeel een uitgebreid pakket nodig. Een zelfstandige kan klantgegevens misschien prima beheren vanuit een overzichtelijk CRM-systeem, terwijl een verkoopteam behoefte heeft aan automatische opvolging, rapportages en een gedeelde verkooppijplijn. De software moet aansluiten op de omvang en werkwijze van het bedrijf.
Kantoorsoftware vormt voor veel bedrijven de basis
Documenten opstellen, berekeningen maken en e-mails verwerken behoren bij veel functies tot de dagelijkse werkzaamheden. Daarvoor wordt meestal gekozen tussen Microsoft Office en een online alternatief zoals Google Workspace.
Google Workspace werkt volledig vanuit de cloud en combineert onder andere Gmail, Documenten, Spreadsheets en Drive. Dit kan praktisch zijn wanneer medewerkers veel online samenwerken en vanaf verschillende apparaten toegang nodig hebben.
Werkt je bedrijf voornamelijk met Word, Excel, PowerPoint en Outlook, dan kun je Office kopen als eenmalige licentie of deze programma’s gebruiken via een Microsoft 365-abonnement. De beste keuze hangt af van de manier waarop medewerkers werken. Een vaste werkplek stelt andere eisen dan een organisatie waarin medewerkers voortdurend wisselen tussen kantoor, thuis en onderweg.
Kijk ook welke programma’s werkelijk nodig zijn. Niet iedere medewerker gebruikt uitgebreide functies in Excel of heeft een programma als Access nodig. Door per functie een passend pakket te kiezen, voorkom je dat het bedrijf betaalt voor toepassingen die nauwelijks worden geopend.
Boekhouding en facturatie
Naast kantoorsoftware hebben de meeste bedrijven een programma nodig voor hun financiële administratie. Bekende voorbeelden zijn Moneybird, Exact Online en e-Boekhouden.nl. Daarmee kunnen onder andere offertes, facturen, uitgaven en btw-aangiften worden verwerkt.
Welke oplossing geschikt is, hangt af van de complexiteit van de administratie. Een zelfstandige heeft vaak voldoende aan een overzichtelijk facturatie- en boekhoudpakket. Een groter bedrijf kan behoefte hebben aan voorraadbeheer, uitgebreide rapportages, goedkeuringsprocessen en een koppeling met de accountant.
Let vooral op de verbinding met andere systemen. Wanneer betaalgegevens automatisch worden ingelezen en verkoopgegevens rechtstreeks vanuit het CRM-systeem naar de administratie gaan, hoeft dezelfde informatie niet meerdere keren handmatig te worden ingevoerd.
CRM-software voor klantgegevens en verkoop
Zodra klantgegevens over losse mailboxen, spreadsheets en notitieblokken verspreid raken, wordt het lastig om contactmomenten en afspraken terug te vinden. Een CRM-systeem brengt deze informatie bij elkaar.
Pakketten zoals HubSpot, Pipedrive en Salesforce helpen bedrijven bij het registreren van klanten, verkoopkansen en geplande opvolging. Een eenvoudig CRM-systeem kan voldoende zijn voor het bewaren van contactgegevens en notities. Verkoopteams hebben vaak meer aan automatische herinneringen, e-mailkoppelingen en rapportages over de voortgang van offertes.
Kies niet direct het pakket met de meeste mogelijkheden. Een ingewikkeld CRM-systeem dat medewerkers niet goed gebruiken, levert minder op dan een eenvoudiger programma waarin klantinformatie consequent wordt bijgehouden.
Projecten en werkzaamheden plannen
Voor het verdelen van taken en bewaken van deadlines kan projectmanagementsoftware uitkomst bieden. Trello werkt met visuele borden en kaarten, terwijl pakketten zoals Asana en Monday.com uitgebreidere mogelijkheden bieden voor planningen, terugkerende taken en rapportages.
Ook hier bepaalt de werkwijze welk pakket past. Een klein team dat vooral overzicht wil houden, heeft weinig aan ingewikkelde dashboards. Bij grotere projecten met meerdere afdelingen kunnen afhankelijkheden, toegangsrechten en automatische meldingen juist belangrijk zijn.
Voordat je een apart planningsprogramma toevoegt, is het verstandig om te controleren welke functies al in de bestaande software aanwezig zijn. Anders worden taken bijgehouden in het projectmanagementsysteem, de agenda, een spreadsheet én de interne chat. Dat zorgt voor meer administratie in plaats van minder.
Communicatie en bestanden op één vaste plek
Microsoft Teams en Slack combineren interne berichten met kanalen voor projecten en afdelingen. Voor online vergaderingen worden daarnaast programma’s als Teams, Zoom en Google Meet gebruikt. Meerdere communicatiesystemen naast elkaar leiden al snel tot onduidelijkheid. Medewerkers weten dan niet meer of een afspraak via e-mail, chat of een projectkanaal is gemaakt.
Hetzelfde geldt voor bestanden. Wanneer documenten verspreid staan over OneDrive, Google Drive, Dropbox en lokale computers, ontstaan verschillende versies van hetzelfde bestand. Kies daarom bij voorkeur één centrale opslaglocatie en spreek af hoe mappen en documenten worden benoemd.
Software werkt pas efficiënt wanneer voor iedereen duidelijk is waar informatie thuishoort.
Eenmalig aanschaffen of een abonnement afsluiten?
Veel zakelijke software wordt als abonnement aangeboden. Je betaalt maandelijks of jaarlijks en ontvangt doorgaans updates zolang het abonnement actief is. Bij sommige desktopprogramma’s kun je ook kiezen voor een eenmalige licentie.
Microsoft Office laat dat verschil duidelijk zien. Office 2024 Professional Plus is een vaste versie voor één Windows-computer, met programma’s zoals Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote en Access. De licentie wordt eenmalig aangeschaft en is gekoppeld aan deze softwareversie.
Een Microsoft 365-abonnement werkt anders. Daarbij betaal je doorlopend voor het gebruik van de programma’s en de diensten die binnen het gekozen abonnement vallen. Dit kan interessant zijn wanneer medewerkers op meerdere apparaten werken, cloudopslag gebruiken of regelmatig nieuwe functies nodig hebben.
Vergelijk beide vormen over een periode van meerdere jaren. Neem daarbij niet alleen de aanschaf- of abonnementskosten mee, maar ook het aantal gebruikers, het aantal apparaten, de benodigde online diensten en de frequentie waarmee je naar een nieuwe versie wilt overstappen.
Voorkom programma’s met dezelfde functies
Softwarekosten lopen vaak niet op door één duur pakket, maar door verschillende abonnementen die elkaar gedeeltelijk overlappen. Het bedrijf gebruikt bijvoorbeeld Teams én Slack, bewaart bestanden in zowel OneDrive als Dropbox en houdt taken bij in meerdere planningsprogramma’s.
Controleer daarom jaarlijks welke pakketten actief zijn en waarvoor ze worden gebruikt. Kijk daarbij naar:
- Licenties van medewerkers die niet meer in dienst zijn
- Programma’s die nauwelijks worden geopend
- Functies die ook in een ander pakket aanwezig zijn
- Abonnementen die automatisch worden verlengd
- Verschillende versies van dezelfde software
- Pakketten die niet meer bij de huidige werkwijze passen
Door één duidelijke keuze per bedrijfsproces te maken, blijven zowel de kosten als de werkwijze overzichtelijk.
Kijk verder dan alleen de functies
Een goed softwarepakket moet niet alleen veel kunnen. Het moet ook veilig zijn, aansluiten op bestaande systemen en begrijpelijk blijven voor de mensen die ermee werken.
Controleer daarom of gebruikersrechten centraal kunnen worden beheerd en of multifactorauthenticatie beschikbaar is. Leg vast wie toegang heeft tot klantgegevens, financiële informatie en gedeelde bestanden. Wanneer iemand uit dienst gaat, moeten accounts direct kunnen worden afgesloten zonder dat belangrijke bedrijfsinformatie verloren gaat.
Ook ondersteuning verdient aandacht. Een goedkoper programma kan uiteindelijk meer kosten wanneer medewerkers veel tijd kwijt zijn aan storingen, ingewikkelde instellingen of handmatige omwegen.
Bouw een samenhangende softwareomgeving
De beste zakelijke softwareomgeving bestaat niet uit losse programma’s die toevallig naast elkaar worden gebruikt. De pakketten moeten samen één werkproces ondersteunen. Kantoorsoftware verzorgt documenten en communicatie, het CRM-systeem beheert klantcontacten, het boekhoudpakket verwerkt de financiën en projectsoftware bewaakt werkzaamheden en deadlines.
Begin daarom met de processen die binnen het bedrijf belangrijk zijn. Kies vervolgens per onderdeel één passend pakket en controleer hoe de programma’s gegevens met elkaar uitwisselen. Zo ontstaat een compacte softwareomgeving waarin medewerkers weten waar informatie staat, werkzaamheden niet dubbel worden uitgevoerd en de kosten beheersbaar blijven.